O QUE É BENCHMARKING

UM PEQUENO E PRÁTICO ROTEIRO

Segundo Robert Camp, Benchmarking é a busca das melhores práticas na indústria que conduzem ao desempenho superior.

O Benchmarking é uma das mais antigas ferramentas de gestão. Seu propósito é estimular e facilitar as mudanças organizacionais e a melhoria de desempenho das organizações através de um processo de aprendizado.

Isto é feito de duas maneiras:

1- Identificando resultados excelentes, geralmente mensurados através de métricas ou indicadores.

Tais resultados servem de estímulo para os esforços de melhoria e dão uma garantia de que, através de esforços inteligentes, tais resultados poderão ser igualados.

2 – Identificando as chamadas melhores práticas que, geralmente com alguma adaptação à cultura e às peculiaridades da organização, podem servir de referência para uma mudança que leve a melhores resultados. O objetivo principal de se fazer benchmarking é implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados.

Qualquer organização, pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte pode utilizar o Benchmarking para entender e melhorar os seus processos.

O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande junto às equipes.

Conceito Benchmarking é uma técnica que consiste em acompanhar processos de organizações concorrentes, que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas.

É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva. Isto é, o benchmarking consiste na busca das melhores práticas da administração, como forma de ganhar vantagens competitivas.

Utiliza-se de pontos de referências que funcionam ao invés de criar algo novo. Histórico Pode-se dizer que o processo de benchmarking foi inserido no ambiente de negócios pela Xerox, que o definiu como “o processo contínuo de medirmos nossos produtos, serviços e práticas com os mais fortes concorrentes ou com as companhias reconhecidas como líderes da indústria”.

Processo de Benchmarking

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases: planejamento, coleta de dados, análise, adaptação e implementação.

Mas a metodologia, mais detalhada, descrita por Camp apresenta as seguintes etapas:

- 01. Identificar os marcos de referência

- 02. Identificar empresas comparativas

- 03. Definir método e coletar os dados

- 04. Determinar a lacuna de desempenho

- 05. Projetar níveis de desempenho futuro

- 06. Comunicar descoberta dos marcos de referência e obter aceitação 07. Estabelecer metas funcionais

- 08. Desenvolver plano de ação

- 09. Implementar ações específicas e monitorar progresso

- 10. Recalibrar marcos de referência

O que Benchmarking é, e o que ele não é Benchmarking é :

- Um processo contínuo

- Uma investigação que fornece informações valiosas

- Um processo de aprendizagem com outros

- Um trabalho intensivo, consumidor de tempo, que requer disciplina

- Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo

Benchmarking não é:

- Um evento isolado

- Uma investigação que fornece respostas simples e “receitas”

- Cópia, imitação

- Rápido e fácil

- Mais um modismo da administração

Metodologia de implementação de um processo de Benchmarking

O processo de implementação está dividido em cinco fases, que por sua vez, estão subdivididas em atividades e estas em tarefas.

As cinco fases deste processo, são:

Fase1 - Planejamento

1 - Identificação do item

2 - Obter o apoio da Direção

3 - Desenvolvimento do sistema de medida

4 - Desenvolvimento do plano de recolha de informação

5 - Revisão dos planos

6 - Caracterização do item

Fase2 - Recolha interna de informação

1 - Recolha e Análise de Informação Publicada Internamente

2 - Selecionar potenciais parceiros internos

3 - Caracterização do item em cada parceiro

4 - Recolha Interna de Dados

5 - Realização de visitas aos parceiros

Fase3 - Recolha externa de informação

Como já foi dito, as atividade constituintes desta fase são uma repetição das descritas na fase anterior, estando dividida para efeitos de concepção em duas grandes atividade:

1 - Recolha de informação publicada externamente

2 - Recolha de dados externos

Fase4 - Melhoria do desempenho do item

Esta fase não é mais do que decidir quais as melhores práticas a aplicar e a sua metodologia de implementação é critica, pois requer análises muito cuidadas de grande quantidade de informação recolhida, bem como a interpretação dos elementos num contexto que é o da organização.

Envolve:

1 - Identificação das Ações Corretivas

2 - Desenvolvimento do Plano de Implementação

3 - Obter a Aprovação da Solução

4 - Implementação e Verificação da Solução

Fase5 - Melhoria contínua

Nesta altura após terem sido alcançados os objetivos a que se propusera, a organização tem duas alternativas: direcionar os esforços para a melhoria de outro item e nada fazer pelo primeiro ou continuar a trabalhar na melhoria do desempenho do item.

Quando se abandonam os esforços de melhoria contínua, o melhor que pode acontecer é que o desempenho se mantenha estável. No entanto, as organizações concorrentes poderão estar a trabalhar em melhoria continua, o que vai provocar num futuro próximo, um novo desvio negativo no desempenho do item.

É claro que é preferível continuar os esforços de melhoria do item, para tal deverão ser realizadas duas atividades:

1 - Manutenção da base de dados

2 - Implementação da melhoria contínua do desempenho

Tipos de Benchmarking

BENCHMARKING COMPETITIVO

Se caracteriza por ter como alvo específico as práticas dos nossos concorrentes. É na prática o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados diretamente com sua atividade à concorrência. Por isso muitas vezes é necessário contratar uma consultoria externa para obter informações sobre Benchmarking Competitivo.

BENCHMARKING FUNCIONAL

Baseado em uma função específica, que pode existir ou não na própria organização e serve para trocarmos informações sobre uma atividade bem definida como, por exemplo, distribuição, faturamento ou embalagem.

BENCHMARKING INTERNO

A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interna. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.

BENCHMARKING GENÉRICO

Ocorre quando o Benchmarking é baseado em um processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e serem mais verdadeiras.